L’intérêt de l’automatisation
Prenons un exemple basique : la facture client. Le service ou le produit est livré et le client doit recevoir une facture qui déclenchera son paiement. Mais imaginons que la personne chargée d’envoyer cette facture oublie de le faire, ou se trompe d’adresse de destinataire. Cette erreur peut ne pas se remarquer pendant plusieurs semaines et la facture par conséquent n’est pas réglée.
L’erreur peut sembler mineure, mais cela dépend du montant de la facture, et de la fréquence des erreurs. En effet, 82% des entreprises en faillite évoquent les problèmes de trésorerie comme facteur important.
Ce cas de figure n’arrive pas lorsque les processus sont modélisés et automatisés par un workflow. La personne chargée d’envoyer la facture reçoit une notification qui reste dans ses tâches tant qu’elle n’est pas exécutée, avec la mise en place de rappels si besoin, et le destinataire est forcément le bon puisque la facture a repris automatiquement les données enregistrées : elle ne peut pas confondre avec un autre, ou se tromper de nom ou de numéro de rue, comme pourrait le faire un être humain.
Ainsi, l’automatisation permet à la fois d’éviter toute erreur, mais également de gagner un temps précieux, notamment en matière de gestion documentaire. Beaucoup d’erreurs sont dues à des problèmes de version de document, chaque personne enregistrant sa version dans un répertoire différent. Il faut impérativement qu’il n’y ait qu’une seule et unique « source de données » avec une version finale accessible à tous, non pas dans un répertoire parce qu’il faudrait savoir lequel, mais grâce à une recherche avancée, par mots clés, s’appuyant sur des métadonnées appliquées à chaque document. Par exemple le nom d’un client, le mois de facturation permettraient de trouver en quelques secondes la bonne facture dans sa seule et unique version.

A l’heure où les entreprises se remettent lentement de la crise économique infligée par la pandémie de Covid et subissent la hausse du coût de l’énergie et des matières premières, sans parler des pénuries de ressources y compris humaines qui freinent leur croissance, elles ne peuvent plus se permettre de perdre de l’argent à cause d’erreurs humaines qui pourraient être évitées grâce à la technologie.
Les solutions de gestion de l’information modernes, qui permettent d’automatiser de nombreux processus pour éliminer des tâches manuelles répétitives, fastidieuses et sources d’erreurs, sont une dépense nécessaire avec un bon retour sur investissement, et même indispensable à l’heure du travail hybride.
Un autre avantage de ces solutions est la vision à 360° qu’elles offrent sur les informations. Elles s’affranchissent des silos de données pour considérer l’ensemble des contenus utiles à l’entreprise dans des référentiels internes ou externes à l’organisation. C’est primordial pour une bonne prise de décision.

Pour finir, elles permettent également de sécuriser l’information en la soumettant à des autorisations de lecture, d’écriture et d’enregistrement, de manière dynamique, afin que lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ou change de fonction, son accès soit automatiquement supprimé s’il n’en a plus besoin, sans intervention de l’équipe informatique.