Dans une organisation, l’information est une mine d’or. Mais elle doit être facilement accessible pour toutes les personnes qui en ont besoin, dans sa dernière version. Comment s’en assurer ? En la centralisant grâce à une bonne gestion de l’information.

Voici trois pistes pour tirer le meilleur parti de la gestion de l’information, afin de bénéficier d’un avantage concurrentiel.

1. Déployer les fonctionnalités de recherche fédérée
Comment peut-on utiliser une information si nous ne la trouvons pas au moment où nous en avons besoin ? C’est là qu’intervient la recherche fédérée. La recherche fédérée permet de chercher simultanément dans tout le contenu existant, facilitant ainsi la recherche de l’information pour améliorer sa productivité ainsi que les performances de l’organisation.

Comment cela fonctionne-t-il ? La plupart des organisations sauvegardent les informations dans différents référentiels – notamment des partages réseau, des disques durs, dans le cloud – qui peuvent rapidement constituer un ensemble complexe et disparate. La recherche fédérée permet aux collaborateurs de parcourir tous les référentiels en même temps, de manière à éviter de perdre du temps à rechercher un document spécifique dans plusieurs référentiels. La recherche est plus rapide et a une réelle valeur ajoutée, puisque le collaborateur travaille plus intelligemment, dispose d’un accès immédiat à l’information, et se concentre sur la relation client.

2. Optimiser la valeur des données
Pour réussir leur transformation digitale en cette période tourmentée sur le plan économique, les entreprises doivent mettre en place une stratégie pour à la fois trouver l’information pertinente et tirer le maximum de profit des données critiques. « Savoir, c’est pouvoir » mais des données non valorisées et mal gérées peuvent exposer les organisations à des risques liés à la sécurité, à des problèmes de partage pour une bonne collaboration, et à la mauvaise qualité des données.

En mettant en place une stratégie de gestion de l’information, les organisations peuvent souvent améliorer des processus inefficaces et trouver un moyen d’augmenter leurs revenus. Cela peut être une meilleure intégration des logiciels marketings et commerciaux qui contribue à améliorer le service client ou la mesure de la valeur marchande des données qui conduit à proposer de nouveaux services en relation avec celles-ci, de nouvelles pistes pour augmenter les revenus. Cependant, c’est souvent au sein de l’entreprise que l’on peut tirer le plus grand profit de l’optimisation de la valeur de ses données. La direction peut apprendre à découvrir les tendances et à identifier les problèmes en utilisant les données, améliorer l’efficacité organisationnelle et établir de nouvelles stratégies pour aider l’entreprise à dépasser ses objectifs.

3. Préserver la sécurité et la conformité des données
Une bonne stratégie de gestion de l’information va au-delà que le simple fait de trouver les bonnes informations au bon moment. Elles permettent au collaborateur de tirer parti de ces informations et de les sécuriser, afin de réduire les risques pour l’activité et de garantir que l’entreprise est toujours conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données. La plupart des entreprises considèrent la conformité comme une contrainte, alors qu’elle devrait être considérée comme une opportunité de gagner de nouveaux clients et de fidéliser les clients existants. Donner la priorité à la protection de la confidentialité des données peut être un facteur de différenciation concurrentiel majeur.

Les entreprises, surtout dans les secteurs très réglementés comme la finance et la santé, doivent définir et appliquer des règles de gouvernance et des politiques d’entreprise pour s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter et partager des informations confidentielles. La plus-value ? Les règles de gouvernance peuvent faciliter la traçabilité et l’accès aux pistes d’audit, à tout moment. Ainsi, lorsqu’un client ou un organisme de réglementation demande des preuves concernant un problème potentiel de confidentialité des données, l’organisation peut facilement les fournir en temps réel et éviter de lourdes amendes.

L’accent mis sur la conformité permet non seulement de fidéliser les clients en garantissant la confidentialité de leurs données, mais aussi de les "nettoyer", ce qui peut améliorer l’efficacité. Cartographier les données d’une organisation peut aider à rationaliser les opérations en supprimant les données redondantes, obsolètes et triviales qui peuvent consommer de l’espace de stockage et entraver les processus, tout comme garantir la mise à jour des informations concernant les clients.

Le déploiement d’une stratégie de gestion de l’information est utile pour prendre des décisions mieux éclairées, améliorer la fidélité des clients et créer de nouvelles sources de revenus. L’information est une mine d’or qui permet d’accroître l’avantage concurrentiel et d’améliorer le résultat net - il suffit de savoir comment l’utiliser et la protéger.