Ce qui est
préoccupant c’est que plus de la moitié de toutes les fusions et acquisitions
sont vouées à l’échec[ii],
en grande partie parce que les sociétés qui se rapprochent intègrent mal leurs
processus et leurs pratiques.

Il ne suffit pas
d’apposer des signatures en bas d’un contrat pour que la réunion de deux
sociétés aboutisse à la création d’une entité forte. C’est d’autant plus vrai
quand les employés de l’une des sociétés se sentent asservis et qu’ils
craignent que leurs rôles et leurs habitudes changent. Une étude récente d’Iron
Mountain en Europe révèle que les salariés en charge de la gestion de
l’information d’une société qui vient d’être rachetée évoquent fréquemment un
sentiment d’abattement.

Souvent, juste
après les préoccupations quant à l’évolution de leur poste et l’ampleur des
changements à venir, ils disent craindre les conditions d’intégration des
données internes ainsi que celles des clients et ne pas savoir gérer les
incohérences et les doublons. Un tiers
des employés des sociétés rachetées déplorent le manque de stratégie claire de
consolidation des dossiers et de protection des données, 44 %
déclarent qu’il n’existe pas de process pour intégrer les documents papier dans
les nouveaux systèmes numériques, et 31 % se plaignent de l’absence de
process de stockage des documents papier.

Le risque pour
l’information est évident. La protection et l’intégration des données clients
sont des conditions essentielles à la réussite d’une entreprise, à la qualité
de son service clients et à la réputation de la marque. Des données mal gérées,
qui circulent sans réelle surveillance, sont exposées aux risques de perte, de
dommage ou de divulgation.

Les employés de sociétés de l’acquéreur ont
une impression nettement moins négative, peut-être parce qu’ils y voient
l’union de forces égales. Les salariés des deux parties semblent avoir une
vision équitable des enjeux de gestion de l’information et les trois-quarts (71 %)
se sentent correctement
soutenus.

Il apparaît que
le secteur européen de la fabrication/ingénierie est particulièrement enclin
aux acquisitions, à l’inverse des secteurs des services financiers et des
assurances plus adeptes des fusions du fait de la tendance à la consolidation
du marché.

Notre étude
révèle que les salariés des secteurs des
services financiers et des assurances, où les pratiques d’archivage sont
intensives et qui sont particulièrement tournés vers le client, sont ceux qui
s’inquiètent le plus des conditions d’intégration de sources de données
différentes. Les salariés des sociétés de services financiers sont aussi les
plus préoccupés par l’espace qu’il faudra trouver pour toute la nouvelle
documentation. Ils se sentent aussi les mieux accompagnés et informés, quant
aux conditions d’intégration et de protection des données, mais aussi
d’intégration et de stockage des documents physiques.

Le ressenti est
tout autre dans les entreprises de
fabrication industrielle et d’ingénierie, dont les salariés s’inquiètent plus
volontiers des
nouvelles procédures de gestion de l’information et
se sentent perdus faute de directives et de communication claire en interne.

Mais, tous
secteurs et marchés confondus, il est clair que beaucoup d’employés se donnent
les moyens de s’adapter aux conditions post-M&A. Même s’il s’est montré
réticent au départ, un sur trois reconnaît que l’attitude positive a pris le
dessus afin de s’accommoder le mieux possible du changement.

En moyenne,
12 % seulement avoue avoir voulu continuer comme avant et 14 % des
dirigeants et cadres supérieurs (ceux-là mêmes qui devraient pourtant donner
l’exemple et préconiser une gestion flexible et appropriée de l’information).

Au final, notre
étude démontre que le ressenti des employés vis-à-vis d’une opération de
M&A influence leur gestion plus ou moins responsable de l’information. Elle
suggère aussi qu’une communication claire et des approches volontaristes de la
gestion de l’information peuvent venir inverser la perception de l’employé.

Il faut absolument traiter l’information
comme un actif stratégique vital. Une entité récemment restructurée peut
appliquer des pratiques simples et concrètes pour protéger correctement
l’information et embrasser la richesse des connaissances disponibles. Nous
recommandons, par exemple, une « consommation modérée » des documents
papier : l’entreposage
en toute sécurité des archives papier non-essentielles sur un site distant et
la mise en place d’un programme de numérisation systématique de tous les documents
nouveaux ou importants. Une fois numérisées, les informations des documents
papier sont disponibles à l’échelle de l’entreprise et accessibles aux systèmes
électroniqueset informatiques, à la nouvelle
base CRM intégrée de la société fusionnée, par exemple.

La réussite d’une M&A passe par une forte volonté de communication ainsi que le soutien
et l’implication des salariés. Ceux-ci doivent comprendre ce qui se joue,
pourquoi, et ce qu’ils peuvent faire ou sont invités à faire pour intégrer et
protéger l’information. C’est d’autant plus vrai en période de changement.

Notre étude
confirme aussi qu’à l’issue d’une fusion ou d’une acquisition, les employés
responsables de la gestion des informations précieuses de l’entreprise peuvent
mal vivre la transition et se sentir insuffisamment soutenus. Dans un monde de
l’information comme le nôtre, il est possible qu’ils tiennent l’avenir de
l’entreprise entre leurs mains. Les entreprises qui s’apprêtent à vivre des
mutations importantes ont donc tout intérêt à apporter tout le soutien
nécessaire à ces gestionnaires de l’information et à communiquer et expliquer
avec un maximum de clareté les changements apportés aux processus et aux
règles.