Exterro Data Retention se distingue par sa capacité à intégrer un large inventaire de dossiers et de données personnelles et sensibles, en contexte, et à les cartographier suivant des règles de conservation précisément adaptées pour optimiser la gestion des risques liés aux données. Grâce à ses processus rationalisés et à ses fonctionnalités de collaboration, les employés peuvent gagner un temps considérable, et se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La solution s’appuie sur une bibliothèque des réglementations bien fournie, et intègre les meilleures pratiques américaines et internationales, lesquelles sont facilement exploitables avec d’autres outils de la plateforme Exterro. Associée à Exterro Data Discovery, elle renforce également la sécurité des données grâce à la fonctionnalité de suppression défendable, et au moyen de rapports intelligents et de notifications dynamiques ciblant les obligations de conservation et de destruction des données, ce qui réduit considérablement le risque de cyberattaque.

Ree Harper, avocate générale et vice-présidente senior des ressources humaines chez LyonsHR, relève que « La multitude de nouvelles lois sur la confidentialité et leurs fréquentes mises à jour nous ont poussés à étudier de plus près les politiques à mettre en place pour adopter une approche cohérente de la conservation et de la destruction des données ». « À ce titre, la solution de conservation des données développée par Exterro s’est avérée fondamentale dans l’élaboration de notre programme global de gestion des risques liés aux données, de confidentialité et de conformité. L’adoption d’une approche centralisée de la gestion et la définition du calendrier de suppression des données ont constitué deux atouts majeurs dans notre arsenal réglementaire ».

La solution Exterro Data Retention propose des fonctionnalités uniques aux entreprises cherchant à exercer un contrôle plus strict sur leurs données, notamment :

Large couverture des pièces : la solution intègre plus de 750 modèles prédéfinis couvrant diverses fonctions commerciales et différents types de données pour synchroniser et simplifier la gestion des pièces électroniques et physiques, et dresser un calendrier mondial de conservation des données sans effort.
Bibliothèque réglementaire complète comme relais : Exterro Data Retention relie soigneusement sa collection de pièces à une bibliothèque nourrie des réglementations mondiales en matière de conservation et des meilleures pratiques de l’industrie, couvrant plus de 300 juridictions et près de 300 000 procès-verbaux.
Harmonisation des exigences mondiales complexes en matière de conservation : la solution apporte un équilibre idéal aux exigences de conservation conflictuelles dans plusieurs juridictions, et permet une conformité transparente et une gestion efficace des enregistrements à l’échelle mondiale.
Fonctionnalités collaboratives robustes : Exterro Data Retention permet aux parties prenantes internes et externes de toute organisation de collaborer en temps réel sur la création et la mise à jour des calendriers de conservation. Elle intègre un système de notification qui en facilite la publication interne et externe, et permet l’accès simultané de plusieurs utilisateurs à un même calendrier de conservation, pour une collaboration efficace et optimale.
Piste d’audit complète : la solution effectue des sauvegardes détaillées de toutes les communications échangées et de tous les changements intervenus sur le calendrier de conservation, constituant une piste d’audit claire dans le cadre d’enquêtes réglementaires, et démontrant une gestion transparente et responsable des données enregistrées.
Mécanismes de contrôle d’accès basés sur le rôle : Exterro Data Retention permet aux organisations de paramétrer l’accès d’un utilisateur en fonction des seules données accessibles en lien avec son rôle, ce qui participe à la protection et à la sécurité des données.

Outre ses effets d’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la solution aide les organisations à réduire les risques de sanctions, à atténuer les risques associés aux violations de données et aux frais associés, mais également à réduire les coûts de stockage des données.

« Étant donné l’importance de la gestion et de la minimisation des données, un produit comme celui que développe Exterro représente un atout de taille dans les protocoles de conformité et de confidentialité de toute entreprise, car il est flexible et prend en compte les exigences concurrentes des régimes internationaux tout en s’assortissant d’une assistance client permanente » remarque Christy Hawkins, Associée, Services financiers aux consommateurs, Données et Technologie (CFS+) chez Akerman.