Longtemps traitée de manière technique, locale et tactique, la mise en place
d’une politique efficace de Software Asset Management (SAM ou gestion des
licences logicielles) nécessite donc une approche cohérente en matière d’
organisation, de méthode et d’outils de contrôle.
Bien gérer ses licences revient avant tout à réduire les risques pour l’
entreprise. En effet, une gestion inexistante ou inefficace des actifs
logiciels expose principalement les entreprises à trois types de risques :

– Techniques (pas de maintenance du logiciel, risques liés à la sécurité :
intrusions virales.),
– Juridiques ( risques liés au piratage des logiciels
pouvant amener l’entreprise à payer de lourdes amendes.),
– Financiers ( SOX,
IFRS, autant de normes comptables et juridiques qui imposent une traçabilité
des dépenses et donc une gestion fine des actifs et en particulier des
logiciels).

Au-delà des risques encourus, le Software Asset Management permet aussi de
contrôler et de réduire sensiblement les coûts directs et indirects liés aux
logiciels. En effet, la non-gestion des logiciels coûte très cher aux
entreprises : achat d’un nombre de licences plus important que le nombre de
postes de l’entreprise (pour se « garantir » des problèmes de piratage),
acquisition de versions complètes de logiciels alors que de simples mises à
jour étaient nécessaires, maintien en maintenance de logiciels non utilisés,
non utilisation pure et simple de licences par certaines personnes... A
titre d’exemple, une étude réalisée aux Etats-Unis par AMR Research a montré
que sur les 60 entreprises interrogées moins de 50% des licences de
logiciels de CRM acquises étaient utilisées.

De plus, une meilleure connaissance du parc logiciel permet aussi de mieux
négocier avec ses fournisseurs et donc de réduire les budgets d’
investissement et de fonctionnement. Une politique efficace de Software
Asset Management permettra notamment de planifier et grouper les achats, de
mieux utiliser les possibilités d’upgrade grâce à la maîtrise des contrats
de licences signés, de dénoncer les contrats de maintenance devenus
inutiles. Enfin, l’approche SAM permet de déduire sensiblement les coûts de
support, de mieux cibler les efforts de formation, de standardiser les
logiciels par types d’utilisateurs mais aussi d’industrialiser leur
déploiement.

Ainsi, pour aborder avec sérénité la gestion des licences et mettre en place
d’une manière pragmatique, progressive et efficace une réelle politique de
SAM, les DSI doivent prendre en compte un certain nombre de paramètres et
conduire une stratégie reposant sur 5 piliers incontournables :

– La définition de la politique logicielle de l’entreprise :

Elle exprime les choix stratégiques, techniques et budgétaires de l’
entreprise. A ce titre, elle doit impliquer le management de l’entreprise
dans son ensemble. La direction informatique s’assure de sa bonne exécution.

– La mise en place d’une organisation spécifique :

Une fois la politique logicielle définie, il est essentiel de nommer un
responsable du parc logiciel qui sera le promoteur de la politique
logicielle définie par l’entreprise et son garant. Le responsable du parc
logiciel doit être officiellement reconnu par le management. Son premier
rôle consistera à concevoir des process, à informer les utilisateurs et à
superviser la mise en place d’outils de SAM.

– La mise en place de procédures préétablies pour assurer la gestion des
licences et leur vie dans l’entreprise :

Le responsable du parc logiciel devra édicter un ensemble de procédures
formalisées couvrant les modalités d’identification des actifs logiciels, la
réalisation d’inventaires permanents de contrôle, la réconciliation entre
logiciels présents dans l’organisation et les licences acquises, la gestion
de l’intégralité du cycle de vie des actifs logiciels.

– La définition d’une politique de communication auprès de toutes les
composantes de l’entreprise :

Le responsable du parc logiciel aura aussi pour mission de faire connaître
auprès des employés de l’entreprise la politique logicielle et les process
associés. Chaque collaborateur devra aussi être informé des droits et
devoirs en la matière, dans le cadre d’une charte informatique. Celle-ci
expliquera notamment de façon claire l’importance de l’authenticité des
logiciels, tant pour l’entreprise que pour le salarié. La charte doit enfin
préciser quelles sont les procédures pour se procurer des logiciels.

– La mise en place d’un outil global :

A démarche globale, solution de gestion globale. L’ensemble des process
définis doit pouvoir être géré dans une solution unique et cohérente,
accessible à tous les acteurs impactés.
Fort de ces éléments, l’on comprend donc parfaitement que la gestion des
licences logicielles en entreprise représente une donnée stratégique pour
les DSI qui, en industrialisant ce processus et en l’abordant dans sa
globalité, pourront améliorer sensiblement la compétitivité de l’entreprise,
la responsabiliser et la prémunir contre des risques de toute nature.