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Edward Hladky, PDG d’Iron Mountain France : De la nécessité pour les professionnels de l’information de se réinventer pour être porteurs de valeur pour l’entreprise
avril 2016 par Edward Hladky, Président Directeur Général d’Iron Mountain France
Le terme « information » est souvent interprété aujourd’hui comme désignant les « données numériques », si bien que lorsque l’on parle de gestion de l’information, les gens pensent le plus souvent qu’il s’agit d’informatique. Or les responsables de la gestion des archives et de l’information, à l’instar de leurs collègues du service IT, savent que ce sont deux choses différentes. Ils ont bien conscience que ce qui constitue l’information créée et reçue par les entreprises dépasse de loin les seules données numériques. Prenons les volumes de papier encore produits, traités et archivés par la plupart des entreprises, ou le fait que l’information reçue officiellement comme pièce d’un dossier dans une cour de justice, peut très bien prendre la forme de griffonnages sur une nappe en papier ; prenons aussi les prélèvements de prospection pétrolière, d’une conduite portant un numéro de série ou encore d’échantillons de tissu congelés.
L’information englobe bel et bien tout ce qui précède et bien plus encore : les e-mails et les SMS, les enregistrements vocaux, les bases de données de clients, les médias sociaux, les artefacts, et l’Internet des objets. De ce fait, les frontières entre les différents rôles liés à l’information s’estompent et la fonction de responsable des archives et de l’information, souvent considéré comme le gardien historique des archives des sociétés, évolue. Les entreprises devraient pouvoir compter sur lui pour trouver le juste équilibre entre la nécessité de préserver la sécurité et la conformité de l’information, et celle de satisfaire la demande croissante d’analyse et d’extraction d’information utile d’énormes sommes de données, pour prendre les meilleures décisions de développement et de compétitivité. Le professionnel de la gestion de l’information de demain doit dès aujourd’hui faire preuve d’un large éventail de compétences.
De responsable des archives au professionnel des contenus
Une nouvelle étude menée avec AIIM, association mondiale représentant les professionnels de l’information,[i] révèle combien les responsables des archives et de l’information subissent de pressions pour se réinventer et se muer en professionnels des contenus, aux compétences analytiques, conscients des enjeux de sécurité et capables d’une réflexion originale et de gérer le changement.
L’étude montre que d’ici à 2020, les employeurs attendront d’eux qu’ils maîtrisent la gestion du risque et ils rechercheront en priorité des compétences en matière de sécurité et de confidentialité des données (50%), de gestion des contenus et de l’information dans un large panel de formats et sur de nombreuses plateformes (47%), et d’analyse des données (44%).
Le rapport révèle aussi que ces compétences ne suffiront peut-être pas ; les employeurs veulent que les professionnels de la gestion des archives et de l’information sachent identifier de nouvelles opportunités de valorisation de l’information et qu’ils puissent soutenir leurs collègues lors de périodes de transition, comme lors d’une fusion, d’une acquisition ou d’une cession.
Des discordances entre les attentes des employeurs et les capacités des professionnels de l’information
L’étude démontre que bon nombre de responsables des archives et de l’information ne prennent pas encore la mesure de ces nouvelles compétences générales non techniques, ni des pressions qu’exercent leurs employeurs. Alors que 70% des employeurs considèrent que la gestion du changement est une compétence très importante, seule la moitié des professionnels de la gestion des archives et de l’information pense effectivement pouvoir en justifier. Et plusieurs autres discordances se font jour entre ce que les employeurs attendent et ce dont les professionnels de l’information sont capables en terme d’innovation et de réflexion stratégique.
Plutôt que de se focaliser uniquement sur la conformité réglementaire, les professionnels des archives et de l’information devraient s’attacher à faire évoluer leur fonction avec enthousiasme. Les perspectives peuvent être aussi simples que de structurer le référentiel des fichiers d’une division d’entreprise, pour la mettre au service de l’utilisateur (et non du professionnel de l’information) ou plus complexes, comme d’aider l’équipe des analystes à situer l’information et y avoir accès pour gagner en productivité. Il s’agit d’arriver au travail chaque matin avec la posture de celui qui demande « comment puis-je vous aider » et non « voici ce que je veux et comment vous devez faire pour vous y conformer ».
Alors que le paysage de l’information est en train de changer de visage, il n’est plus temps de justifier de compétences d’archivistes. Les professionnels de la gestion des archives et de l’information doivent se muer en professionnels de l’information avec des compétences techniques, analytiques et de gestion supérieures, et la capacité de se poser en médiateur et en guide avec le maximum de confiance. C’est en se réinventant que le professionnel de la gestion de l’information comblera les attentes de ses supérieurs et qu’il produira de la valeur ajoutée pour l’organisation.
