"Archiver n’est pas une fin en soi", souligne Jean-Marc Rietsch, Président de FedISA. Il faut pouvoir rendre utile l’information, la retrouver et l’exploiter. Néanmoins, rendre les informations exploitables n’est pas chose simple aujourd’hui, notamment en raison de la quantité d’informations.

Pourtant, certains éléments sont essentiels à satisfaire en cas de litige dans un environnement numérique, tant en fonction des lois que des réglementations et autres bonnes pratiques. Il faut être capable de retrouver ses données, de les synthétiser et les rendre présentables devant une cour.

En ce qui concerne les exigences de la loi, depuis mars 2000, en France, pour qu’un document électronique puisse servir de preuve, il faut qu’il réponde à différents critères :
– l’intelligibilité : l’information doit être reconstituée de manière compréhensible pour l’homme,
– l’identification de l’auteur : d’où vient le document ?
– l’intégrité informationnelle,
– la pérennité : il s’agit de conserver les documents pendant les durées nécessaires.

Afin de vérifier la fiabilité du procédé technique d’archivage, le juge va vérifier la conformité du système d’archivage en fonction des règles de l’art. A ce niveau, la norme a son rôle à jouer, mais ne garantit pas cependant une adéquation avec la loi et son évolution constante. Ce peut également être une logique de labellisation ou de certification. En France, c’est le COFRAC qui joue le rôle d’organisme tiers et assure la légitimité et l’interopérabilité. Enfin, on peut avoir recours aux experts informatiques.

Le débat judiciaire est facilité par les éléments issus d’archives, mais souvent les archives sont assez rares

Philippe Aymar est Consultant en Systèmes d’Information et expert informatique auprès de la Cour d’Appel de Paris. En tant qu’expert judiciaire, il sert d’intermédiaire entre une problématique technique et la décision d’un juge. Il s’agit de mettre en évidence les caractéristiques techniques.

Dans le cadre de l’expertise, nombreux sont les documents qui circulent (contrats, propositions commerciales, comptes rendus de réunions, avenants, bordereaux de livraison,…). « Il incombe à chaque partie de prouver conformément à la loi les faits nécessaires au succès de sa présentation » (article 9 - CPC). Une partie peut solliciter du juge l’obtention d’informations complémentaires. D’où l’intérêt d’avoir une politique d’archivage, car c’est à partir de ce qu’on a qu’on pourra trouver les documents nécessaires.

Nombreux sont les éléments qui contiennent des informations (PC, téléphones, bandes de sauvegarde,…) mais malheureusement rares sont les moyens de recherche (indexation, outils forensic,…). Pourtant, il faut disposer du maximum d’informations pour pouvoir étayer ses argumentations.
Il est nécessaire d’avoir collecté les documents, de s’être assuré de leur disponibilité technique et juridique, de leur sécurité et authenticité. Il faut caractériser leur périmètre et savoir exploiter les documents, ce qui permet d’accroître le pouvoir de réaction face à l’adversaire. « Le débat judiciaire est facilité par les éléments issus d’archives, mais souvent les archives sont assez rares » conclut-il.

Pour Samir Naji, Pre-Sales Content Management chez IBM, nous avons aujourd’hui atteint une certaine maturité en terme d’archivage, mais cela ne suffit pas. Une fois archivée, l’information doit être récupérable et exploitable facilement. Face à ce besoin d’analyse d’information archivée, IBM propose une solution logicielle Infosphere eDiscovery qui permet la constitution et la gestion de dossiers juridiques sous forme numérique (e-mails et autres formats de documents).