Lorsque l’information est non seulement utile mais aussi très sensible (propriété intellectuelle, par exemple, ou informations contenant des données personnelles), le service IT a un rôle important à jouer dans la sécurisation de son accès. Dans les autres cas, les informations pourraient être partagées plus largement.

Pour cette étude de PwC, 1 800 entrepreneurs ont été interrogés, autant en Europe qu’en Amérique du Nord, à la tête d’entreprises de taille moyenne (plus de 250 employés) et de grandes entreprises (plus de 2 500 employés).

Un peu plus de deux tiers des entreprises interrogées (68 %) sont convaincues que les informations précieuses peuvent être facilement accessible par tous ceux qui en ont besoin. Cependant, la grande confusion et l’incohérence entre les fonctions montre que ce n’est souvent pas le cas. Dans deux tiers des entreprises interrogées, le personnel doit passer par le service IT pour accéder aux informations précieuses. Pourtant, pour 46% des entreprises, le service IT n’y a même pas accès, rendant évidemment plus difficile pour lui, de transmettre l’information à d’autres fonctions.

Mais 4 % seulement des entreprises étudiées généralisent cet accès à tout le personnel. Dans celles où l’accès aux données précieuses n’est pas contrôlé par le service IT, cette proportion atteint 10 %.

« Extraire toute la valeur de l’information dépend de l’octroi du droit d’accès aux bonnes personnes, y compris pour accéder à des informations précieuses. L’identité des gardiens de ces informations peut se révéler cruciale dans la façon ou l’information est autorisée à circuler librement entre ceux qui sont les mieux placés pour l’utiliser au bénéfice de l’entreprise. » commente Edward Hladky, Président-Directeur Général d’Iron Mountain France.

« Le service IT joue un rôle vital dans la protection et la gestion de l’information, mais la dynamique a changé ", poursuit Edward Hladky. « Les entreprises doivent maintenant trouver un équilibre entre la nécessaire gestion des informations pour se prévenir des risques et pour en extraire toute sa valeur. Les entreprises - et leurs services informatiques - doivent faire en sorte que les employés les mieux placés puissent accéder à l’information, quand ils en ont besoin, pour atteindre les objectifs commerciaux. Ceci peut nécessiter de "dépersonnaliser" des données, pour les protéger, avant de les rendre disponibles pour les analyser. Ne pas avoir une stratégie de contrôle d’accès peut rapidement conduire le personnel à mettre en place des solutions de contournement, alors non autorisées et non protégées, pour trouver ce dont ils ont besoin ".

« Dans un environnement caractérisé par la richesse des données et la maîtrise de la technologie, les entreprises ont intérêt à saisir l’occasion de se différencier en veillant à rendre les meilleures informations décisionnelles accessibles aux bonnes personnes et au bon moment et à ce que ces informations donnent l’image la plus juste et exhaustive possible de l’entreprise, si bien que les utilisateurs sont certains d’être en capacité de prendre rapidement les meilleures décisions en connaissance de cause et que cet atout les avantage par rapport à leurs concurrents », préciseRichard Petley, de PwC.

Les résultats obtenus ont servi à produire un indice sur la valeur des informations, Information Value Index, qui mesure comment différentes entreprises de différents pays s’y prennent actuellement, pour mettre leurs informations à profit et soutenir leur compétitivité. Ce baromètre de l’efficacité des approches de gestion de l’information vise avant tout à aider les entreprises à identifier les mesures concrètes envisageables pour mieux exploiter leurs informations.